La vie professionnelle d'un technicien, d'un ingénieur ou d'un chercheur est jalonnée de documents de tous ordres à rédiger (notes de synthèse, rapports, dossiers de demande de financement, cahiers des charges, dossiers européens, articles, ...) qui doivent souvent entrer dans un canevas imposé par des instances supérieures ou par l'usage. Elle est également jalonnée de rapports oraux de durées variables, avec ou sans supports visuels, 'échanges et de discussions, directs ou différés, par téléphone ou par courriel.
Tous ces moyens de communication s'adressent aussi bien à des collègues à tous les niveaux de la hiérarchie - celle du service, de l'entreprise ou de l'organisme - qu'à des personnes extérieures à l'entreprise ou au service (fournisseurs, concurrents, donneurs d'ordres, collègues, ...).
Les informations à communiquer sont de natures diverses : résultats d'une campagne de mesures, prospectives de développement, présentations d'avancées technologiques, techniques ou scientifiques, justificatifs d'usage des moyens financiers utilisés, mise en place d'un projet avec besoins en personnel et besoins financiers, ...
Quel que soit le type de communication concerné, quelques grandes règles générales peuvent être dégagées ici en quelques mots :
Maintenir l'attention
Optimiser la compréhension,
Minimiser le temps de lecture ou d'écoute, en un mot respecter le partenaire qui lit ou qui écoute, ce qui est aussi une question de politesse.
Même si ce document est plutôt orienté vers les rédactions de rapports et les soutenances de stage pour répondre à une attente immédiate de l'auditoire auquel il est destiné de façon privilégiée (formation initiale), son but est avant tout de donner des recommandations s'appuyant sur des règles relatives à toute présentation écrite ou orale. Ce document ne prétend pas être exhaustif et ne cherche pas à affirmer des règles figées.
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